Krisenmanagement bei „Sabine“ - gelöst dank Digitalisierung

Krisenmanagement bei „Sabine“ – gelöst dank Digitalisierung

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Die Medien berichteten in der vergangenen Woche intensiv über das Sturmtief „Sabine“, das als Orkan über Deutschland hinwegziehen werde. Dabei wurde immer wieder auf die Gefährlichkeit dieses Sturms hingewiesen. Besonders die Tage Sonntag und Montag (9. / 10. Februar) wurden ins Auge gefasst. Die Bundesländer regelten für die Schulen sehr unterschiedlich ihre Vorgehensweise. Für Baden-Württemberg wurde die Meldung ausgegeben, „Eltern bzw. Erziehungsberechtigte können entscheiden, ob der Schulweg für ihre Kinder zumutbar ist“ und „Falls der Weg zur Schule aufgrund extremer Wetterlagen vor Ort nicht zumutbar ist, können Eltern ihr Kind vom Unterricht befreien lassen.“ - die Eltern haben dann die Schule zu unterrichten.

Das ist die Ausgangssituation für alle Schulen im Ländle gewesen und sie wurde sehr unterschiedlich bewerkstelligt.

Glücklicherweise traf die Gemeinde Immendingen keine ernsthaften Sturmschäden durch das Sturmtief „Sabine“. Das konnte man aber nicht voraussehen. Es rüttelte schon heftig in der Nacht von Sonntag auf Montag und man musste sich darauf einstellen, dass es noch viel „wilder“ werde.

Digitales Krisenmanagement sorgte für Ruhe bei Eltern und Lehrkräften.

Vor gut zwei Jahren hat die Schlossschule Immendingen einen neuen Internetauftritt geschaffen und gleichzeitig Elemente berücksichtigt, die in Krisenfällen dazu dienen sollten, die Eltern unmittelbar persönlich zu erreichen. So wurde sehr früh ein Newslettersystem eingeführt, das in die Selbstverwaltung der Newsletterabonnenten überging; d. h. jeder Interessent kann sich für den Newsletter der Schule anmelden, abmelden oder seine E-Mail-Adresse ändern. Dieses System funktioniert vollautomatisch ohne Einwirkung einer Person.

Im Laufe der Monate wurde dann ein Eltern-Forum realisiert, das Dank der verwendeten Plattform nur den Personen zur Verfügung steht, die auch tatsächlich Elternteile bzw. Erziehungsberechtigte der Schulkinder sind. Dieses Forum verteilt u. a. eingestellte Nachrichten automatisch, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Da die Digitalisierung aber immer weiter voranschreitet und das Kommunikationsportal der Schlossschule sich zu einem echten sozialen Schulnetzwerk entwickelte, ist im vergangenen Jahr die Echtzeitkommunikation mithilfe des Telegram-Messengers getestet worden. Dieser Schritt, der der Sicherheitsunterstützung der Schule dient, wurde dann im Januar 2020 für alle Eltern und das Lehrerkollegium freigegeben.

Parallel zum öffentlichen Newslettersystem der Schlossschule wurde ein öffentlicher Newskanal mit dem Telegram-Messenger aufgebaut, siehe https://t.me/Schlossschule. Dieser Kanal erfüllt den Zweck, dass Interessierte Meldungen auf ihr Smartphone, ihr Tablet oder ihren Desktop-Computer erhalten können und nahezu verzögerungsfrei unterrichtet werden.

Die Schlossschule bedient somit verschiedene Informationskanäle und gibt nicht nur einen Weg vor oder lässt Eltern nach etwas suchen. Die Vorlieben eines jeden Nutzer sind unterschiedlich. Dabei muss man einerseits die Vorgaben durch das Land Baden-Württemberg, hier das Kultusministerium, und andererseits durch die Datenschutz-Grundverordnung beachten. Beide Vorgaben werden durch das Kommunikationsportal der Schlossschule erfüllt.

Im Alltagsbetrieb hat sich das Portal der Schlossschule bereits bewährt. Was aber noch fehlte war ein echter Krisenfall, um den Erfolg oder Misserfolg feststellen zu können. Mit dem Sturmtief „Sabine“ war es nun möglich, ein bundesweites Unwetterereignis für die lokal angesiedelte Grundschule zu managen. Heute wissen wir, die Schlossschule Immendingen hat die Krise vorbildlich verwaltet und für alle Beteiligten gelöst - in jeder Form stressfrei!

Wie ist die Schlossschule in ihrem Krisenmanagement vorgegangen und warum war der Schlüsselfaktor die Digitalisierung?

Wenn Krisen entstehen bedarf es einerseits der Ruhe, eines klaren Kopfs und verschiedener Informationskanäle, um Missverständnisse zu vermeiden.
Als zum vergangenen Wochenende die Medien bundesweit auf die Bedeutung des Sturmtiefs „Sabine“ aufmerksam machten, beobachtete die Schulleitung das Wetter am Samstag und gab am gleichen Tag (8. Februar) die Meldung heraus, dass sie die Eltern über a) den Newskanal der Schlossschule via Telegram, b) via Eltern-Forum im Kommunikationsportal und c) über den öffentlichen Newsletter zeitnah über die Entwicklungen des Schulbetriebs informieren werde. Diese drei Vertriebswege garantieren der Schule eine direkte Informationsabdeckung binnen 45 Minuten bei gut 90 % aller Eltern und 100 % aller Lehrkräfte.

Zu diesem Zeitpunkt gab es ca. 60 Abonnenten des Newskanals auf Telegram, ca. 100 Mitglieder im Eltern-Forum und ca. 270 Newsletter-Abonnenten. Via Telegram erhielten die Eltern und Lehrkräfte Informationen binnen Sekunden auf ihr Smartphone, über das Eltern-Forum (je nach selbst gewählter Einstellung) binnen weniger Minuten oder Stunden und via E-Mail in einem Zeitfenster von 45 Minuten nach Absendung. Etwa 20 Elternteile von 250 Schulkindern konnten über diese Kanäle nicht erreicht werden, weil sie es in den vergangenen Monaten verpassten, sich für einen oder mehrere Mitteilungswege der Schule zu entscheiden.

Gemäß der Vorgabe des Kultusministeriums Baden-Württembergs wurden die Eltern informiert, dass sie selbst wählen können, ob sie das Risiko auf sich nehmen und ihr Kind in die Schule geben wollen. Dazu verwies die Schule auf ihr Krankmeldungsformular, das die Eltern nutzen sollten, um ihr Kind mit dem Hinweis „Sturmwetter“ zu entschuldigen. Davon machten bereits einige Eltern am Samstagabend Gebrauch. Weiter war zu erwarten, dass die überwiegende Zahl an Eltern ihr Kind nicht am Montag in die Schule geben werden, weil bundesweit auf die Gefahren dieses Unwetters hingewiesen wurde.
Damit das E-Mail-Postfach der Schule nicht von hunderten E-Mail-Entschuldigungsmeldungen überflutet wird, entschied die Schulleitung am Sonntagmorgen eine zweite Meldung über ihre Informationskanäle abzusetzen und teilte den Eltern mit, dass a) eine Notfallversorgung für die Schulkinder gesichert sei und b) die Eltern sich bitte nur noch bei der Schule melden, wenn sie ihr Kind in die Schule geben möchten. Dieser geschickte Schachzug führte dazu, dass letztlich nur noch sieben Schulkinder angemeldet wurden und die Verwaltungsarbeit für das Schulsekretariat auf ein Minimum reduziert worden ist.

Im Ergebnis verlief der Schultag am Krisentag sehr entspannt für Eltern, Schulkinder und Lehrkräfte ab. Nur etwa 20 Telefonanrufe gingen im Sekretariat ein, von Eltern, die nicht informiert waren. Es zeigte sich, wie wichtig die Digitalisierung für die Schulen ist und sie sie entlasten kann. Alle Informationskanäle konnten von einer Person bedient werden, die Schulleitung stand mit dem Kollegium im engen Austausch. Dieses professionelle Krisenmanagement wäre ohne digitale Unterstützung nicht möglich gewesen. Allein der Telegram-Newskanal der Schlossschule hat nun mehr als 100 Abonnenten, ein Plus von 40 - die Eltern wissen warum!

Wir danken an dieser Stelle ausdrücklich allen Beteiligten für die Hilfe und Unterstützung in dieser Sache. Nicht jede Schule in Baden-Württemberg konnte so erfolgreich agieren wie die Schlossschule, wie wir von Eltern anderer Schulen erfahren haben.

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